Zorg om en in verandering binnen de afdeling
Ondersteuningscentra en sociale diensten jeugdrechtbank

De afdeling Ondersteuningscentra en sociale diensten jeugdrechtbank levert maatschappelijk uiterst waardevol werk. De afdeling wil wat zij (goed) doet in de toekomst nog zichtbaarder maken via een duidelijke positionering, een visie en een missie en gedocumenteerde processen.

Tegelijk waren er de voorbije maanden signalen dat bepaalde punten in de werking nog beter kunnen. Die signalen worden niet uit de weg gegaan maar gezien als een eerste stap naar het beter maken ervan. Want dat is uiteindelijk waar een kwaliteitsvolle werking om draait: plannen - uitvoeren-evalueren- verbeteren. Omdat de afdeling én haar medewerkers nog beter willen doen en om zichtbaar te maken wat ze nu reeds doen.

De werking van de ondersteuningscentra jeugdzorg (OCJ) en van de sociale diensten voor gerechtelijke jeugdhulpverlening (SDJ) wordt door de betrokken partners kritisch bekeken, onder meer in het kader van de intersectorale werkgroep remediëring. Met het traject ‘Zorg om en in verandering’ maakt de afdeling ook intern een kritische analyse van haar nieuwe werking en positionering.

Het traject kan worden voorgesteld door middel van een tijdslijn: Tijdslijn traject

Wat is er al gebeurd?

In de zomer van 2014 zijn enkele consulenten OCJ en SDJ bevraagd door middel van individuele interviews. Deze bevraging was in feite een eerste evaluatie van de nieuwe werkwijze binnen de afdeling, een startpunt van waaruit diverse verbeteracties konden ontstaan. De meeste aandachtspunten waren te vatten onder drie grote noemers:

  • Technische verbeterpunten;
  • Positionering van de consulent;
  • Procesvoering.

Als antwoord op de bevraging koos de afdeling ervoor om een traject aan te gaan met haar medewerkers. De start van het traject ‘Zorg in en om verandering’ bestond uit het opmaken van roadmaps met een aantal medewerkers uit diverse functies. De roadmap is een oplossingsgerichte methodiek om te bepalen hoe de afdeling er op haar best én op haar slechtst uitziet, waarna acties worden voorgesteld die nodig zijn om te evolueren naar de situatie ‘op zijn best’. De verschillende roadmaps hebben geleid tot een vernieuwde visie van de afdeling: waar wil de afdeling naartoe, waar streeft zij naar, waar droomt zij van … Deze visie wordt eerst aan de eigen medewerkers voorgesteld op de afdelingsdagen van 2 en 4 juni.

In april is, verder bouwend op de vernieuwde visie, gestart met een procesanalyse waarin de afdeling samen met een aantal medewerkers in werkgroepen kritisch analyseert hoe de vernieuwde taken en opdrachten een optimale invulling kunnen krijgen. Er wordt dieper ingezoomd op de processen om na te gaan hoe de decretale opdrachten om te zetten naar concrete taken en procedures. Doel is te komen tot een werkbare, kwalitatieve en realistische taakinvulling voor alle functies die er zijn binnen de afdeling.

Wat staat nog gepland in 2015?

De procesanalyse zal resulteren in een werklastmeting (eind 2015-begin 2016) waarbij een kwantificatie (duur, frequentie,..) van de werkpakketen zal gebeuren. Het bestaande werklastsysteem wordt aangepast aan de nieuwe werking. Dat moet ook tegemoet komen aan de vraag van consulenten om stil te staan bij de werklast in de nieuwe context van integrale jeugdhulp.

Verder blijft de afdeling inzetten op de methodologische ondersteuning van haar handelen, met als centrale elementen het oplossingsgericht werken, oog voor veiligheid en samenwerking met het gezin en de partners in de jeugdhulpverlening. Er is ook ruimte voor inhoudelijke vormingen en werkgroepen voor de eigen medewerkers rond bepaalde thema’s, zoals bv. radicalisering.

Kortom, het wordt een jaar waarin de afdeling en haar medewerkers samen investeren in een kwaliteitsvolle dienstverlening met de nodige zorg voor het welzijn en het functioneren van de personeelsleden.